Produttività personale: 5 tecnologie che permettono di aumentarla

Spesso ci si riferisce al modern workplace pensando a una parte limitata delle sue implicazioni, come il lavoro agile, la flessibilità, spazi di lavoro innovativi e così via, dimenticandosi di tutto quello che riguarda, per esempio, la qualità del lavoro, anche in termini di produttività personale.

Disporre di strumenti che permettono di facilitare tutte le operazioni di contorno rispetto ai compiti e agli obiettivi di ciascuno è senza dubbio un grande vantaggio.

Migliorare la produttività personale grazie alla tecnologia

Non si tratta solo di un’impressione ma di numeri importanti: oggi le persone spendono solo quattro ore al giorno in modo produttivo, mentre il resto del tempo viene assorbito da riunioni, documentazione e “altre banalità”. Tempo non produttivo che può essere facilmente recuperato utilizzando soluzioni tecnologiche che permettono di rivedere i processi aziendali, quando non le priorità vere e proprie, ripensando al lavoro in un’ottica più moderna ed efficace.

Quali tecnologie possono offrire un supporto pratico ed efficace alla produttività delle persone? In linea di principio, possiamo identificare due categorie: quelle che permettono di accelerare l’esecuzione dei compiti e quelle che permettono di ripensare i flussi di lavoro.

Ecco le cinque più interessanti, già ampiamente utilizzate e consolidate.

Comunicazione e collaborazione

La comunicazione e la collaborazione sono aspetti fondamentali per la produttività personale, soprattutto in un contesto di lavoro remoto o ibrido. Il vantaggio principale di questi strumenti è la loro capacità di accorciare le distanze e ridurre i tempi.

Messaggistica istantanea aziendale, videoconferenza, ma anche applicazioni di modifica condivisa dei documenti rientrano in questa categoria.

Gestione del tempo e tracciamento delle attività

Tra gli strumenti essenziali per la produttività personale ci sono quelli di gestione del tempo e tracciamento delle attività, che permettono di organizzare le proprie giornate, stabilire priorità, monitorare i progressi e rispettare le scadenze.

Queste tecnologie aiutano a focalizzarsi sui compiti più importanti e urgenti, a evitare le interruzioni e ottimizzare le risorse disponibili, anche in termini di tempo. Molti di questi si integrano o contengono strumenti di comunicazione che facilitano lo scambio di informazioni con colleghi, clienti e manager, rendendo superflue sessioni di allineamento e altre attività di contorno.

Gestione della documentazione

Quando c’è la necessità di gestire la conoscenza aziendale, gli strumenti per la gestione della documentazione e della knowledge base diventano vitali per permettere di organizzarla in modo efficace ed efficiente. Che si tratti di una vera e propria “Wiki” aziendale, una serie di FAQ o una collezione di documenti in formati diversi, uno strumento di organizzazione permette di creare e soprattutto ritrovare al momento giusto ogni informazione prodotta nel tempo.

Integrazione e automazione dei flussi di lavoro

Integrare l’EMM con altri sistemi IT aziendali, può aumentare significativamente l’efficienza operativa. L’automazione dei flussi di lavoro, in particolare, può ridurre il carico di lavoro manuale, minimizzare gli errori e accelerare i processi aziendali.

Strumenti per la gestione dei flussi di lavoro

Gli strumenti per la gestione dei flussi di lavoro permettono di definire, eseguire e monitorare i processi aziendali, ottimizzando le attività, il tempo e le risorse impiegate. Questi strumenti si basano su regole e logiche predefinite, che guidano gli utenti nelle diverse fasi del lavoro.

Assegnando compiti, scadenze e responsabilità in modo strutturato, è possibile ridurre gli errori, i ritardi e le dimenticanze, e soprattutto aumentare la produttività personale e di gruppo riducendo il tempo dedicato alla burocrazia interna. Un esempio di soluzione tecnica per la gestione dei flussi di lavoro è l’uso di moduli online, che consentono di raccogliere dati, documenti e feedback in modo strutturato e automatizzato, integrandosi con altri sistemi informativi.

Automazione

Un trend che sta emergendo da alcuni anni è quello di offrire anche agli utenti finali la possibilità di automatizzare le proprie attività, attraverso strumenti che si integrino per esempio con le applicazioni per l’ufficio o quelle utilizzate nel contesto produttivo. Queste automazioni, opportunamente verificate e monitorate, possono poi essere acquisite dai sistemi informativi ed essere messe a disposizione dell’intera azienda.

Fonti: Business Inside