Print management, se è eccellente è sicuro. Ecco come

Con l’aumento delle funzioni e delle prestazioni dei sistemi di stampa cresce anche il rischio informatico. Le contromisure da prendere

Anche se gradualmente le cose stanno cambiando, c’è ancora troppa poca consapevolezza in merito all’impatto che un print management non eccellente può avere sulla sicurezza IT di un’impresa. Le ragioni sono molte, e soprattutto di natura culturale.

Le stampanti, porte d’accesso ai dati aziendali ancora troppo sottovalutate

Siamo, in effetti, da poco entrati nell’era degli oggetti connessi e dell’Internet of Things. Nonostante questo, siamo ancora abituati a pensare che solo i Pc – e più recentemente gli smartphone – possano trasformarsi in porte per mettere in comunicazione, in modo bidirezionale, i dati dell’azienda con l’esterno. Il concetto di antivirus, d’altra parte, così come quello di difesa perimetrale, è stato fin dal principio accostato a end-point interattivi e “intelligenti”.

Con l’aumento delle funzionalità delle macchine, anche le stampanti sono entrate nel novero dei dispositivi più evoluti, ma proprio per il loro vissuto non sono ancora percepite da molti lavoratori per ciò che stanno diventando. In Italia, secondo uno studio condotto a livello europeo da Censuswide, il 48% delle Pmi non protegge adeguatamente stampanti e device multifunzione collegati in rete, esponendosi così a seri rischi di violazione dei dati. L’87% degli impiegati italiani, invece, non conosce le minacce potenziali a cui sono sottoposte le stampanti e le multifunzioni installate negli uffici e, di conseguenza, non considera l’uso scorretto di questi dispositivi un potenziale rischio per la cybersecurity.

Ma la verità è esattamente l’opposto: i sistemi di stampa sono sempre più vulnerabili proprio perché l’intelligenza delle macchine continua a fare passi in avanti, permettendo di integrare applicazioni e nuove funzioni semplicemente installando software o acquisendo risorse dal cloud.

Un nuovo approccio ai device e al print management

Il parco stampanti va, dunque, prima di ogni altra cosa considerato come parte integrante del network aziendale e, per questo, monitorato e difeso anche attraverso analisi preventive di potenziali minacce e di eventuali comportamenti anomali nelle reti.

Ci sono, poi, azioni specifiche da condurre direttamente sulle macchine, che devono essere valutate attentamente fin dalla loro scelta. Alcuni brand sono molto attenti alla sicurezza dei device che producono e, insieme a partner qualificati, mettono a disposizione dei clienti la possibilità di controllare i software installati compreso il BIOS: qualsiasi problema a livello di conformità viene segnalato automaticamente, in modo che la piena funzionalità della macchina – oltre alla sua sicurezza – sia sempre garantita da firmware aggiornati e certificati.

Grazie a progetti evoluti di system integration è possibile, inoltre, installare applicazioni specifiche che permettono di verificare il rispetto degli standard di sicurezza da parte dei device e degli utenti.

A seconda dell’architettura aziendale, i parametri variano in modo considerevole. Il contributo di un partner tecnologico è essenziale in questa fase: dopo aver eseguito un assessment e aver valutato le esigenze dell’organizzazione, insieme al cliente si decidono gli standard a cui l’azienda vuole essere compliant e, in base a questa analisi, vengono scelti anche i software di controllo. Data l’estrema mutevolezza degli scenari, a questo proposito sarà importante puntare su soluzioni che consentano di estendere i parametri selezionati anche a stampanti installate successivamente.

User experience semplice e sicura grazie alle soluzioni di accounting

Attenzione però: non bisogna dimenticare che eccellenza e sicurezza nel print management sono anche sinonimo di semplicità d’uso. Le soluzioni di accounting che permettono l’autenticazione del personale al momento dell’accesso ai sistemi di stampa, sono essenziali per monitorare costantemente il corretto utilizzo delle macchine e assicurarsi che determinate funzionalità siano riservate solo a chi possiede le giuste credenziali. Allo stesso tempo, utenti occasionali o esterni possono stampare con le opportune limitazioni attraverso token o codici QR che garantiscono i privilegi assegnati di volta in volta dagli amministratori di sistema. Sono naturalmente implementabili funzionalità ancora più avanzate, come il riconoscimento biometrico. È bene ricordare, però, che feature come questa necessitano di una potenza computazionale superiore che solo il cloud – o al limite un’architettura ibrida – può offrire. Anche da questo punto di vista, ricorrere a un partner qualficato è ciò che fa la differenza tra un approccio alla stampa anacronistico e un print management eccellente e, per questo, sicuro.