È possibile usare SharePoint Online al posto delle share di rete?

La prima domanda che solitamente ci si pone quando si esegue una migrazione dei dati verso SharePoint Online è proprio quella di capire se la migrazione risulti fattibile oppure no.

Alcune considerazioni preliminari

A prescindere dal fatto che l’organizzazione utilizzi già da tempo i servizi Microsoft 365 oppure se si tratta di una nuova implementazione, i dubbi sono sempre gli stessi:

• Come posso accedere ai miei file?
• Come posso mettere i file in sicurezza?
• È vero che potremo lavorare contemporaneamente sui documenti?
• Come posso proteggermi da cancellazioni accidentali di file o cartelle?

A tutte queste domande non vi è una risposta univoca in quanto ogni azienda è strutturata in modo diverso e l’accesso alla rete cambia sia in termini di modalità che in termini di tipologia. I file presenti nelle attuali share di rete variano e comprendono tipologie di documenti office, file multimediali audio e video, file di elaborazioni grafiche, archivi documentali e molto altro ancora.

Tuttavia, la tipologia dei file e la loro quantità sono solo una parte dello studio necessario da sostenere.

Nel corso del tempo, nelle share di rete, raramente vengono eseguite attività di controllo o bonifica dei contenuti presenti, comportando di fatto un accumulo di informazioni che risiede in rete per diversi anni, spesso perché difficilmente si trova il coraggio per procedere a una radicale pulizia o riorganizzazione dei permessi di accesso.

Per tutto quanto sopra, Microsoft nel corso degli ultimi anni ha implementato una serie di servizi e funzionalità che forniscono la risposta senza tenere conto della tipologia del dato da trattare e questa risposta è proprio in SharePoint Online.

Nella seguente tabella sono riportate alcune principali differenze tra un file share e SharePoint Online:

Come evidenziato nella tabella, ci sono diversi motivi per cui si può prendere in considerazione la migrazione dei dati verso SharePoint Online ed alcuni degli scenari applicabili e che portano alla decisione di migrare potrebbero essere i seguenti:

• ci sono aziende che potrebbero aver iniziato ad usare i servizi Microsoft 365 da tempo ma tutt’ora utilizzano strumenti diversi, come Google Drive o Dropbox, per condividere i file esternamente con i loro collaboratori e fornitori;
• per poter accedere da remoto ai dati che risiedono in un file share, è sempre necessario l’utilizzo di una VPN;
• i costi da sostenere per la gestione e l’aggiornamento dell’infrastruttura e dei sistemi possono essere considerevoli;
• il file share risulta essere sempre occupato con percentuali prossime al 100% lasciando sempre attivi degli alert nei sistemi di monitoraggio ai quali difficilmente si riesce a dare seguito attraverso bonifiche o cancellazioni e, per di più, senza una opportuna classificazione;
• proliferazione di file con lo stesso nome in diverse cartelle del file share che generano confusione ed accelerano la creazione di file con nomi il suffisso “v1 … v1.1 … v2 …” e così via;
• infine, ma non ultimo, ad ogni mail che contiene un allegato spesso, oltre ad occupare spazio, genera anche confusione sulle versioni condivise obbligando il destinatario a salvare ogni singola copia nella speranza che quella sia l’ultima versione alla quale lavorare.

I moderni meccanismi di sicurezza e condivisione esistenti, radicalmente integrati in Microsoft 365, nello specifico in SharePoint Online, consentono di affermare che il classico file share sia un metodo di archiviazione obsoleto nonostante le garanzie e performance garantite negli ultimi decenni.

Le caratteristiche di SharePoint Online evidenziate portano molte aziende ad utilizzare prevalentemente questo moderno servizio come strumento di archiviazione e condivisione dei file in quanto più sicuro, accessibile e che segue una nuova realtà, del mondo informatico e non solo, alla quale è necessario adeguarsi.

Non si pensi però che sia sufficiente prendere il contenuto della share di rete e copiarlo in SharePoint Online. Tutt’altro!

Questo servizio introduce un nuovo concetto di condivisione, diverso dal classico file/cartella. Infatti, in SharePoint Online, il concetto di cartella viene superato a favore di una gerarchia molto più snella fatta di meccanismi di ricerca avanzata tramite l’introduzione dei metadati ed all’intelligenza artificiale. Esistono anche delle limitazioni ed è opportuno esserne a conoscenza prima di eseguire una migrazione prevedendo una adeguata formazione agli utenti ed al personale IT affinché il servizio sia opportunamente chiaro e compreso, sia in termini di funzionalità che di potenzialità e di integrazione.

Al completamento di uno specifico e personalizzato processo di verifica, di migrazione dei contenuti e formazione molte aziende ad oggi si trovano ad avere abbandonato sistemi VPN e identità secondarie riducendo così le superfici di attacco, semplificato e migliorato gli accessi e la condivisione dei file e di conseguenza aver abbattuto parte dei costi di mantenimento dell’infrastruttura IT.

Gli utenti si trovano di fronte ad una nuova modalità di utilizzo dei sistemi informatici che permette, tra le altre:

• l’utilizzo di moderni meccanismi di condivisione dei file in sicurezza con aziende e collaboratori esterni;
• l’apertura dei documenti direttamente nell’interfaccia di Teams o tramite browser;
• la sincronizzazione dei file con il proprio dispositivo tramite OneDrive;
• la creazione di Workflow di approvazione;
• l’organizzazione di ricerche in modalità avanzata con i metadati nativi oppure i “custom metadata”;
• quando usato tramite Teams, un’integrazione completa con le app di Microsoft 365 come le SharePoint List, Planner, Forms, ecc.…

In conclusione, SharePoint Online è lo strumento raccomandato da utilizzare per accedere e condividere file in quanto è l’evoluzione del classico file share. Ma, anche se risulta fattibile, non dovrà essere usato come file share proprio per evitare di snaturare l’ottica con la quale è stato pensato e sviluppato integrando moderni meccanismi di accesso, di controllo e di sicurezza legata all’identità che è il fulcro in tutti i servizi Microsoft 365.