Change management: cos’è e per quali aziende conviene

Il change management può essere definito come un percorso di transizione da una situazione di partenza a un assetto futuro che ci si pone come obiettivo. La gestione del cambiamento in azienda si rende necessaria per diversi motivi e interessa i processi, gli spazi, ma soprattutto le persone, avvalendosi di diversi di strumenti a seconda del risultato che ci si è preposti.

Il change management è dunque un approccio metodologico applicabile a differenti ambiti aziendali, al fine di gestire in modo strutturato i cambiamenti, che possono essere motivati dall’introduzione di innovazioni tecnologiche, dall’implementazione di nuovi strumenti di lavoro, ma anche dalla ricerca di nuove strategie e modelli organizzativi.

La capacità di affrontare e gestire il cambiamento dev’essere oggi sempre più veloce, essendo commisurata allo sviluppo e alla diffusione di nuove tecnologie, pervasive e fondamentali per rimanere competitivi. Un percorso di change management è quindi motivato anche dalla volontà di rimanere sul mercato, conservando vantaggi competitivi sui servizi e prodotti offerti.

Inoltre, come segnala l’autore Umberto Frigelli, in “Guidare il cambiamento organizzativo: Potere, razionalità, emozioni”, nel mercato B2B, si sta assistendo a un aumento delle esigenze e del potere d’acquisto della clientela. “Mentre in un passato non troppo remoto il potere contrattuale dei distributori tendeva ad aumentare, oggi si prevede che con la tecnologia numerose attività di intermediazione potrebbero sparire”, richiedendo quindi un ripensamento dei processi e delle mansioni.

La sfida è non farsi trovare impreparati, ma, anzi, poter prevedere e saper cogliere per tempo queste evoluzioni, riuscire a differenziarsi con azioni mirate a trasformare il business e la cultura dell’organizzazione.

La tecnologia come elemento di scelta della gestione del cambiamento

Da un recente osservatorio sul change management, su un campione di 125 imprese, è emerso che le motivazioni principali che portano ad avviare cambiamenti all’interno delle proprie aziende sono: la riorganizzazione della struttura aziendale (75% degli intervistati), la tecnologia e la digitalizzazione (61%) e, a seguire, i processi di lavoro (51%).

Dati che si affiancano a quelli di Assochange (2017), secondo cui la riduzione dei costi e l’incremento di efficienza (per il 61% del campione) sono le prime ragioni di cambiamento, ma la trasformazione digitale (47%) e l’innovazione tecnologica (43%) trovano anch’esse posto in cima alla lista.

Le nuove tecnologie determinano ormai in modo preciso le modalità di lavoro, gli spazi e le esigenze di ogni singolo utente, dettando tempi molto repentini. Conoscere e affidarsi a strumenti idonei di change management è quindi in cima alle priorità di molte aziende. Ma alla base di un cambiamento di successo, ci deve essere l’impostazione di una corretta strategia.

Le 4 P del Change Management

Per realizzare un’efficace strategia di cambiamento, occorre individuare un percorso che coinvolga almeno quattro aspetti fondamentali, identificati come le quattro “P”:

1. People
2. Process
3. Platform
4. Place

Esaminiamoli più da vicino.

1. People

Resistenza al cambiamento, basso engagement dei collaboratori e scarsa sponsorship del top management sono gli elementi che mettono più a rischio l’efficacia di un percorso di cambiamento.

La fase che coinvolge le persone è sempre la più delicata di qualsiasi progetto. Si tratta infatti di modificarne il mindset, le abitudini e, si sa, in ogni organizzazione vi sono sempre lavoratori che più di altri restano legati a schemi fissi, vecchie procedure, e tendono a eseguire le proprie mansioni con una certa rigidità mentale. Per questo motivo, è necessario saper valutare molto bene il capitale umano dell’azienda e riuscire a trasmettere la convenienza del cambiamento non solo per l’azienda, ma anche per i suoi collaboratori.

2. Process

La conversione tecnologica verso il digitale deve portare necessariamente a ripensare i processi e implementarne di nuovi. Sottovalutando questo aspetto, si rischia che gli investimenti in strumenti tecnologici innovativi rappresentino solo un costo fine a se stesso.

3. Platform

Le nuove piattaforme, in grado di integrare fra loro le diverse applicazioni di produttività personale, stanno accrescendo la capacità di comunicare e collaborare all’interno e fuori dagli spazi aziendali, contribuendo alla trasformazione dei modi di lavorare e produrre. Non valorizzare a pieno queste potenzialità significa indebolire la propria competitività sul mercato.

4. Place

La tecnologia sta rendendo sempre più fluido il perimetro aziendale. Questo deve portare a una visione coerente dei luoghi fisici e virtuali e a una loro corretta strutturazione. Gli spazi fisici vanno ridisegnati, prevedendo, ad esempio, ambienti comuni, postazioni condivise e così via. Così come i progetti di smart working si devono avvalere delle giuste leve di progettazione culturali e strumentali, per rendere possibile un approccio smart dei collaboratori al proprio lavoro.

Change Management: per quali aziende? Da dove partire?

Ci si potrebbe domandare se vi siano tipologie di aziende per le quali è più conveniente attuare un processo di change management. Ma, avendo preso atto che il cambiamento è inevitabile per essere competitivi, è evidente che può essere utile per qualsiasi realtà.

È necessario tuttavia individuare un obiettivo chiaro e procedere a una pianificazione coerente, procedendo per step successivi, evitando scossoni radicali. Una volta individuate le risorse, le strutture e gli strumenti, è importante lavorare sulla comunicazione interna, in modo tale ogni collaboratore sia allineato. Infine, sarà utile un’attività di monitoraggio, in modo da poter disporre di risultati intermedi e arrivare a un bilancio finale.